加快档案信息智能化系统建设，达成档案工作每个环节的计算机化，是达成档案工作现代化，提升档案系统整体功能的物质技术基础和要紧方法。国内档案部门应用电子计算机可追溯到７０年代，但真的有计划地打造我们的系统是１９８５年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处置系统，使系统不断向信息管理的目的推进，其装备水平和应用水平逐步提升。“九五”规划之“金信工程”，为全方位达成档案信息处置和管理的现代化做了筹备。

档案信息智能化系统是一项需要运用多种学科常识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设进步到现在阶段，研究探讨对系统的协调组织、加大管理和科学决策，是十分必要的。

加大对档案信息智能化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提升，就脱离了实质。加大管理的指导思想，一是要积极进取，发展革新，争取条件使用先进技术；二是要充分学会系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全方位安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，按部就班。怎么样提升应用水平，需要深入考察与智能化系统有关的很多方面的状况及变化趋势，剖析存在的问题，寻求解决的渠道。本文试从常常遇见的几个问题，讲解个人的一些怎么看。

1、推进智能化，需要提升档案标准化、规范化水平

现在，档案信息智能化系统的近况是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这类都严重干扰了系统整体水平的提升。现在系统的主要矛盾不是硬件设施的缺少，而是硬件的功能并没充分发挥。笔者觉得对这一问题获得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使大家的察看视线从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给大家的启示是：档案信息智能化的内涵包含档案工作的每个方面和每个环节，其中最重要的是档案业务要规范，档案标准要打造完善和真的推行。档案标准和规范文身也是一个系统工程，要推进档案智能化建设，需要抓好档案标准化、规范化，学会好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、智能化建设要着眼于提升系统的整体水平

依据系统论思想和集成化需要，档案信息智能化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的每个节点都应达到肯定水平，并通过互联网加以联通，如此才能发挥整体优势，提升系统的综合能力。部分节点甚至一个要紧节点的障碍，都可能导致系统的梗阻。当然，需要每一个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提升水平，在一些单位进行较高水平的试点，以获得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提升系统的整体水平，只有少数一流的节点不可能组成一流的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

现在档案信息智能化系统从大体上看仍处于由文件处置向信息管理软件的过渡阶段，完成这一步的重点在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的意思是依托一流的信息技术对资料进行科学的管理和便捷的用法。打造数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的按部就班过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导看重，统一认识，坚持计算机技术职员同档案业务职员协同配合；面向应用，打造“活库”，以借助频率和用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库进步等。目前若能把综合数据库的健全提升和各单位档案目录库打造起来，通过互联网联接形成开放的分步式数据库群，将使智能化系统效率大大提升一步。

4、慎重选定技术路线

信息技术的高速发展成为当代技术革命的主要特点。现在，对国内档案信息智能化工程影响最大的技术是微机?工作站、服务器?性能的提升，互联网技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的进步。互联网技术的进步促进局域网、广域网与信息高速公路的建设和开通。在信息技术进步日新月异的条件下，选择档案信息智能化系统的技术路线是十分要紧的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合大家的实质。档案部门对先进技术的潜在需要非常大，但现实的需要又总是跟不上，宏观监测需要的信息量和用频率同微观经济需要有非常大差别，因此不断发生买了设施不可以充分借助，建了互联网而传输量极少的状况。要实事求是地剖析近况，充分考虑先进技术的进步，再进行每一项具体的决策。

5、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方法，信息智能化这一高新技术系统也不例外。人机结合是智能化系统的建设方针，其含义为档案业务职员直接用微机拓展工作，这亦是研究智能化系统管理时需要考虑的原则之一。档案信息智能化系统的管理体制，要能使高度集中管理和便捷用相结合。现在国内档案信息智能化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和用不便捷的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同国内档案工作是在各专业基础上进步起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理规范上保证业务技术规范、标准，硬软件的使用，上下每个层次和各专业办公智能化等都应纳入统一的档案信息智能化系统管理之中，实行集中统一管理，不可以各行其是自建系统，导致信息分割和资源浪费。也要下决心解决便捷用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息管理软件之内再组建一个“档案信息管理软件”，就非常难提升档案工作整体水平。打造集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，需要有较强的管理能力和技术能力，不拥有这类条件，从集中向分散过渡，反倒大概退回到分散式。

6、充分发挥系统建设资金的用法效益

档案智能化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理用方面，较好的做法是多途径筹备资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。现在存在的主要问题之一是没在国家和地方财政长期建设进步计划中立项，档案信息智能化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导非常大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先进步的要紧工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息智能化系统列入国民经济和社会进步计划打下了好基础，但要落到实处，还有很多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有些项目因各种缘由不可以充分发挥应有用途，这都有待于以后注意改进。

7、看重人才管理

推进档案信息智能化的重点是人才。加大培养教育，造就一大量复合型人才的重要程度，已被广泛关注。档案信息智能化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响智能化水平的提升。目前有的单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术职员的培养教育和管理是一个要紧课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，学会信息技术的新常识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最好人才结构等方面都需要给予看重。在管理上，还需要研究怎么样增强计算机机构和职员的活力，比如

引入角逐机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的首要条件下，拓展对社会有偿服务等等。

8、科学民主决策

目前国内档案工作改革和进步已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，怎么样把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着要紧用途。因此，需要提升行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门一同研究，组织专家论证，从档案改革的需要、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行剖析，集思广议才能防止失误。要加大档案信息智能化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期进步目的和指导方针，协调智能化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目的、技术路线、标准规范、推行策略、投资规模、经费预算及重大立项和实行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提升行政决策水平打造了规范保证。