1、前言

伴随计算机的广泛普及，目前各单位积极用计算机进行业务设计，在一定量上也用计算机拓展科学活动。伴随国内现代化建设进程的渐渐推?M，社会中科技建设项目愈加多，导致科技档案数目愈加多、类型愈加冗杂，传统用的手工档案管理方法没办法满足社会需要，因而打造了管理软件，借用智能化、数字化、互联网化的档案系统进行科技档案管理。本文结合目前该管理软件的应用近况，详细剖析了该管理软件运行问题的解决方案，这能够帮助社会进步。

2、科技档案概述

科技档案是科技档案的简称，它主如果指在基本建设自然科学研究与生产技术等活动中形成的证书、图表、图纸、声像资料、文字材料与计算材料等。这类资料不止是国内进行有关科学活动的有效记载，同时也是海量科技职员智慧的结晶与劳动的成就，是国内拓展有效经济建设的主要依据。任何一项技术的进步都不能离开对原有科技活动的剖析，只有全方位地记录科技档案、有效地管理科技档案，才能使其为国内经济建设与科技水平的进步提供有力支持。[1]从目前社会的进步状况来看，各科技研究部门工作量愈加大，且目前研究方法愈加多，研究结果所可以呈现出的形式也达成了多元化。基于此，要想更有效地保存和管理有价值的科技档案，有关单位就需要加大对科技档案管理工作的看重，打造健全的科技档案管理软件。

3、科技档案管理方法的进步经历

科技档案管理方法主要历程了三个进步经历：一是手工管理方法。这种方法是目前用时间最长的一种科技档案管理方法，但该种方法具备管理效率低、管理消耗本钱大、不容易检索与维护的缺点，它主如果通过借用科技档案管理职员的力量，在知道每一项档案的实质内容后，将档案进行分类，同时对档案的主题进行记录，并将档案进行有效的管理。[2]因为手工方法管理的档案为纸质版档案，不便于保存与备份，尤其是当档案出现丢失状况时，纸质版档案没办法有效找回，因而管理效率相对较低。二是计算机中心管理。该种方法有效地结合计算机管理方法与手工管理方法，一般有关部门会将科技档案管理工作分配给专人，使其运用计算机进行档案的单机管理，因此该种管理方法也被叫做信息孤岛式管理方法。虽然该种管理方法与手工管理方法相比，具备检索便捷的优势，但同时也具备安全性低、共享性差、管理效率低的缺点。三是分步自助式计算机档案管理方法。为了有效地弥补以上两种方法的不足，在科技水平不断提升的基础上，大家提出了分步自助式计算机档案管理方法，用该种方法可以借用专门的档案管理系统，达成对科技档案的集中管理。它不只拥有共享性强、安全性高的特征，同时还可以节省档案的管理时间，提升科技档案的管理效率。

4、科技档案管理软件运行问题的解决方法

（一）明确并满足社会对科技档案管理软件的需要

虽然目前在用专业性强的科技档案管理系统后，与以往相比，管理效率得到了有效提升，档案安全性也得到了提升。但在各科技部门工作量渐渐增加、科技活动愈加多的基础上，科技档案管理软件没办法有力支持档案管理工作，因而需要加以改变。笔者在剖析目前用的科技档案管理软件后，建议要想使其可以得到更有效的借助，第一就要明确社会对科技档案管理软件的需要，并在此基础上找出满足社会需要的办法。

现阶段社会对档案管理软件的需要主要包含以下几方面：一是需要严格根据国家档案管理条例及有关规定进行分类，并对档案中所包括的数据进行有效的剖析；二是科技档案数据需要提交给有关的技术水平处置部门，在其进行审核编排将来，才能将档案资料传至科技档案数据库，以完成档案数据的输入工作；三是在档案录入数据库完成归档前，科技档案管理软件需要明确该档案是不是全方位，保证科技档案的全方位性，促进后期可以得到有效的借助；四是明确划分档案每个级别的名字，提升后期检索的效率；五是健全数据统计功能，使档案文件数目、档案数据量大小与档案用频率可以得到体现；六是合适的科技档案交互界面，使其可以满足有关职员的用法需要。

（二）优化科技档案管理软件模块与功能设计

在剖析目前所用的科技档案管理软件后，笔者建议需要优化科技档案管理软件中以下几个模块：一是基本模块，该模块主要负责档案浏览与系统设置工作，在优化该模块时，需要全方位剖析目前其存在的程序化不足问题，从而明确档案管理职员与用户在用过程中拥有些权限，促进其可以为科技档案管理职员提供有力的管理支持，同时也为科技档案用户提供有效的测试环境；二是科技档案归档模块，只有将档案进行有效的归档才能保证后期的用法效率，因此系统健全职员需要用户可以在自己档案提交推广客户端上完成数据归档工作，促进科技档案归类愈加准确；三是数据统计模块，该模块主如果档案管理部门用，通过这个模块可以愈加知道各档案的用法状况，从而做好科技档案的统计工作；四是借阅模块，保存档案的主要目的不止是记录当时的科技活动，更是为后期工作提供有力的资料支持，因此需要健全目前借阅管理模块，用户可以借用该系统完成档案借阅与归还操作，同时也使档案管理职员借用该模块可以查询到借阅信息。在健全以上模块后，科技档案管理软件优化职员还需要结合每个模块的功能做好其功能设计工作，促进该系统可以发挥出更大有哪些用途。

（三）做好科技档案管理软件数据库的设计与维护工作

通过上文的剖析，大家可以获悉目前所用科技档案管理软件时，其存在的最紧急问题为科技档案管理软件数据库不够健全，现阶段科技档案数目愈加多，有关技术职员在健全系统时需要强化对数据库的设计，一方面需要扩大目前所拥有些数据库，其次需要做好数据库的维护工作。在完成数据库设计与维护后，信息管理软件需要拥有更强的数据剖析能力，促进数据库可以更有效地包括有关单位所提供的科技档案信息。除此以外，因为目前科技档案所存在的形式相对较多，因此为了保证科技档案管理软件可以更有效地打开所有形式的档案，并对其进行剖析与数据处置，这就需要科技档案管理职员与用户需要拥有浏览其他格式文件的软件。

打造健全的科技档案管理软件数据库，能够帮助档案管理软件更有效地运行，其可以为用职员提供更有效地保管与查看服务。只有高效地做好档案管理统计工作，才能为科技的进步作出贡献。

5、结语

要想解决目前科技档案管理软件不健全之处，有关员工就需要全方位知道社会对科技档案管理软件的需要，从而有针对性地健全科技档案管理软件。在健全系统的支持下，有关职员还需要优化系统规模与系统内部所包括的功能，促进管理软件不只可以更有效地做好科技档案总结分类工作，同时也可以做好科技档案有关数据的剖析工作，使国内的科技活动可以得到更真实数据的支持，保证科技可以达成健康长远的进步。

（作者单位为肇庆科技中心）