中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：
10.16400/j.cnki.kjdks.2016.10.014

Abstract File collection work is rich in archives of colleges and universities to room used the important method and the essential way， this paper some problems in the college's archives collection work of the existing proposed built chapter system， a sound mechanism， pay attention to publicity， expand channels and so on several measures， provides the strategy research to further strengthen the archives collection of university.

Keywords college； archive collection； file management

院校档案是院校建设进步的真实记录，是院校各部门或个人在其活动中形成的，反映院校真实面貌的各种档案载体的总和。档案采集工作是院校档案工作的起点和重点，采集工作的水平决定和影响着档案和档案工作的水平。本文主要从剖析院校采集工作存在的档案人才队伍力量薄弱、档案采集规范不健全、档案采集形式单一等问题入手，采取切实可行的对策和手段，加大源头控制，确保院校档案的齐全完整。

1 院校档案采集工作中存在的主要问题

现在，院校档案主要包含文书、教学、科研、人事、基建、纪检等10多个门类。近年来，在广大档案员工一同努力下，院校档案采集的数目和水平都得到了不断提升，使档案工作获得了明显的效果。同时，大家也应该看到，档案采集工作仍然存在不少困难和问题，具体表目前以下几个方面：

（1）教员工工档案意识有待提升，档案人才力量薄弱。自《中国档案法》颁布推行以来，学院教员工工档案意识得到不断增强，仍有个别单位和个人为了自己用便捷，不愿向档案部门移交应归档保存的档案。更有甚者，将档案据为私有财产，拒绝向档案部门移交归档，影响了档案采集工作拓展。其次，院校档案员工大多数为机关干部兼任，没受过专业培训，对档案常识学会得不够系统和完整，并且存在职员流动、更换频繁，在相当程度上影响了采集工作。

（2）档案采集工作规章规范不健全。归档规范是档案材料归档的依据，是党和国家规定的关于档案采集工作的一项基本规范。归档规范一般包含归档范围、份数、时间、需要。从院校档案部门近况看，大部分单位虽然打造了相应的规范，但从规范本身看，内容不够健全，有的特殊载体没列入其中；还有些归档规范过于笼统，可操作性差，致使归档规范形同虚设。

（3）档案采集管理体制不完善。目前大部分院校没完善的档案采集管理体制，主要依赖档案工作部门进行采集。经机关收发登记文件采集齐全，没经过机关登记收发的会议文件、统计报表、音像材料等“帐外文件”采集不上来。究其缘由没一个完善的采集管理体制，打造一个通畅的采集途径。

（4）档案采集方法单一，采集类型不全。受传统的“等档上门”思想的影响，档案员工主动采集做的不够。接收工作仍然是移交单位交什么，档案部门就接收什么，采取听之任之的态度，使得接收的档案内容不全。忽略对部（系）组织召开的有关会议文件材料、统计报表、调查材料、有关职员外出带回的和外单位寄来的与本院校有关的文件材料，教学、科研、基建等活动形成的没经过保密部门登记下发的文件材料等一系列“帐外”文件的采集。忽略对照片、录音、录像和电子文件等特殊载体档案的采集，导致档案形式单一，采集不全的问题。

此外，还有档案职员工作责任心不强、单位领导不看重、督促检查不力等多种缘由，也影响了档案的采集。

2 加大档案采集工作的对策

2.1 建章立制，确保采集工作有章可循

院校要根据科学规范、有效采集的思路，各门类档案拟定档案采集归档范围。比如文书档案依据“以我为主”的原则，拟定《文件材料归档范围参考标准》，进一步细化采集内容、明确责任分工，标准里详细列举各单位需要归档的文件、报表、会议文件等材料，增强档案材料采集的可操作性。可以在《教学档案管理规定》里面，将教学档案管理纳入院校教学工作计划、教学管理规范和各级教学管理职员职位职责，作为考核教学管理水平的要紧指标。针对特殊载体采集不全，规定将反映学院主要职能活动及历史面貌的照片、录音、录像，与出色教学片、涉及要紧事情的多媒体课件等，列入采集范畴。通过建章立制，使档案采集工作有章可循、有据可依。

2.2 完善机制，确保采集途径规范畅通

为确保档案采集齐全完整，档案工作部门打造一套有效的管理机制。档案采集可实行院、系（部）两级共管，各系（部）设档案资料室，选配一名档案管理员，负责接收管理下发的文件资料，采集整理本单位在教学活动中形成的档案资料，档案工作部门与档案管理员随时维持联系，形成一个档案采集管理互联网，准时学会各单位的档案资料状况。针对干部等人事档案，可将档案与人事管理可以有机结合起来，打造 “教研室和学员队-部（系）单位-院校”三级管理体系，推行“分级管理、归口负责、当令采集、严格审察、分类归档”的档案管理体制。人事档案材料涉及部门广、内容多的实质，可采取自下而上采集、逐级上报的方法，准时从各业务部门采集有关材料。采集的材料经档案工作部门审察后，根据直接归档、录入信息管理软件并归档等办法进行分类存放，来保证档案采集工作有序拓展。 2.3 重视宣传，提高教员工工认知水平

档案采集是记录单位进步经历的根本性、全局性工作，也是事关教员工工成长进步、与个人利益息息有关的基础性、长期性工作。院校档案工作部门要十分看重对档案采集工作的政策宣传与教育引导。

（1）按期召开始营业务培训。组织档案职员学习档案工作有关规定，明确档案采集的内容标准和技术需要，规范档案的归档步骤，解决档案采集过程中出现的问题。借助院校的教学资源或从外单位聘请专业老师统一讲课，学习档案理论常识和业务技能。鼓励档案职员结合工作实质，拓展档案采集学术研究，提升档案职员的能力素质。

（2）扎实拓展业务讲坛。院校在教员工工集训活动中，校领导结合目前形势就档案采集工作的地位、用途、功能进行专题辅导，档案部门结合院校工作实质就档案采集重点、难题问题进行现场解答，使全体职员逐步深化对做好文件材料归档工作重要程度、必要性、迫切性的思想认识，努力形成全院看重、全员参与的档案采集浓厚环境。

（3）多方拓展政策宣传。借助校园广播开设档案管理专题栏目，介绍国家档案法律法规，强化全院教员工工的档案意识。借助校园网站建设立档案信息专题网站，提供查档指南、档案展览、法规指导等服务指导，让教员工工了解自己在档案采集方面的权利和义务，了解档案是什么、能解决那些问题等，提高教员工工的档案素养。

2.4 拓展途径，确保采集实时完备

档案部门重视将定时采集、定向采集、跟踪采集、补充采集等办法相结合，紧紧抓住上级机关检查、内部结构调整、职员调动等机会，督促和帮助各有关单位对文件材料进行全方位采集。

（1）做好平常采集。在机关办文时，抓住公文具体环节进行控制。在机关干部承办公文编号环节，将公文签发单和草稿先期存档。在公文分发环节，将正式件与签发单和草稿归档，保证公文的采集做到齐全完整。

（2）做好定时采集。结合院校按期保密检查集中采集文件资料。档案部门先对照用印状况、呈批件登记和机关各部年终总结等，各门类档案依据档案采集范围分别为各部门和单位列出详细的文件资料采集目录。充分发挥档案采集管理用途，严格落实档案工作规章规范，逐个单位、逐个活动清点核对文件材料。最后，档案部门对各部门和单位文件资料采集状况进行验收讲评，督促其高效率、优质完成文件资料采集归档工作。

（3）做好定向采集。院校宣传部门和信息管理中心，是产生音像载体材料较为集中的部门，档案部门每年年初到两个部门采集前一年度产生的音像载体，准时鉴别整理，刻成光盘存档，保证声像档案的齐全。同时到业务部门采集各类报表、名册、教程等“帐外文件”材料。

（4）做好补充采集。档案员工密切跟踪机关领导外出开会、实行任务和各单位阶段性中心工作、会议的状况，主动上门采集有关材料。确保文件材料不留死角、不漏一份、齐全完整。年终，档案工作部门依据院校年度大事记，采集上一年度院校各项重大活动中形成的文件资料，确保档案的齐全完整。

总之，院校档案采集不全的问题是多方面的，需要大家广大档案员工一同努力，这项工作既需要档案行政管理部门的宣传、指导、监督，更需要各院校档案员工不断学习新常识，提升业务能力，把在采集过程中可能出现的问题，消灭在平常的工作中。如此定能提升采集归档率，有效保证档案齐全完整。